“坐等”审批结果,工作“化繁为简”

• 作者 IDKin爱迪印 •
2012年03月01日18:29 • www. IDKin.com

    OA智能办公系统极大的缩短了企业流程审批的周期,根据对OA智能办公系统客户的调查分析,大部分企业原来完成一项审批平均需要2天时间,通过OA智能办公系统审批则可以缩短为2-3小时,从而有效的提升了工作效率。企业行政、人事、财务等相关审批均可实现,同时申请、审批、记录、审批进度查询等等都有据可查。无纸化的办公流程让您省去繁杂的审批环节,鼠标轻轻一点,便可“坐等结果”。

然而也有人认为,通过OA智能办公系统进行审批,没有了纸质文档的传统手段,会不会造成审批人未能及时看到审批单而错过审批,从而延误了审批时间呢?例如:如果长时间没有登录OA智能办公系统,如何提醒他审批文件?即使审批人第一时间看到了需要自己审批的文件,却因为临时有事而忘记了审批怎么办?

在OA智能办公系统中,当审批人接收到新的审批文件,或未做出及时审批时,可以收到系统自动发送的消息提醒,审批人可以从消息提醒窗口、工作桌面及办公协作的待办事项中点击进入详情审批。另外,如果审批人不登陆OA智能办公系统,系统也可以通过电子邮件或手机短信的方式进行提醒和催办。如果当审批人既不登陆电子邮箱,也不看手机短信时,这就不是技术问题,而是管理问题了。因此,企业可以将审批时限作为规章制度规范起来,甚至将审批效率列为考核指标,要求审批人及时查看待办工作。

申请人可在工作桌面和办公协作的跟踪事项中随时查询审批进度,审批人通过/不通过申请,申请人都将收到消息提醒,审批结果不同,在全部事项列表中状态的显示不同。当申请人的申请表单尚未审批时,申请人可再次修改申请内容;当申请人的申请表单尚未审批时,申请人可撤销申请;当申请审批通过后,最后的审批人仍可作废申请……一切为企业着想。

此外,OA智能办公系统还可帮助领导实现异地审批,无论您在何时何地,只要可以上网就可以审批事务。尤其是支持IOS(Iphone)、Andriod(安卓)双平台的IDKin爱迪印OA智能办公系统,整合了即时通讯、审批提醒等功能,系统会通过智能传递、共享企业内的信息数据,自动将员工递交的审批申请或待办事务直接推送到身在异地的领导桌面,以便即时处理,加速事务流转,为企业提升了办公效率,为企业节约了大量的时间和人力成本。

 

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【OA办公】OA办公系统的工作流程是怎么样运转?

1、靠谱么?OA系统极大的缩短了企业流程审批的周期,根据华天动力对OA系统客户的调查,大部分企业原来完成一项审批平均需要2天时间,通过OA系统审批则可以缩短为2-4小时。显然极大的提升了工作效率。但也有人觉得,通过OA系统审批后,取消了纸质文档,看不见摸不着的,这会不会造成审批人未能及时看到审批单,而错过审批,从而进一步延误了审批时间呢?他们会问:Q审批人能够及时看到有文件需要自己审批吗?Q审批人如果没有及时看到需要自己审批的文件,或者忘记了审批怎么办?Q审批人长时间没有登录OA系统,如何提醒他审批文件?有这些疑问是正常的,这些问题也确实是OA系统应该解决的问题,为此华天动力OA系统为审批人提供了消息提醒、短信提醒、邮件提醒等多种提醒方式。2、靠谱在华天动力OA系统中,当审批人接收到新的审批文件,或未做出及时审批时,可以收到系统自动发送的消息提醒,提醒方式包括桌面弹出窗口、桌面待办列表、桌面短消息、待我审批菜单等。那么如果审批人不登陆OA系统怎么办呢,管理员可以选择电子邮件或手机短信的方式进行提醒和催办。关于OA系统的待办提醒机制,可以参见《全面提醒,看协同OA系统的提醒机制》一文。那么当审批人不登陆电子邮箱,或者不看手机短信怎么办呢?这时候,其实所有的技术手段都已经失灵了,即使有更高级的提醒技术,恐怕也会被各种借口所掩饰。这不是技术问题,而是管理问题了。为此,有的企业将审批时限作为规章制度规范起来,要求审批人及时查看待办工作,如果不能够及时做出审批,就需要进行相应的处理。事实上,已经有不少企业将审批效率列为考核指标。下图为华天动力OA系统中,审批提醒的设置界面和显示界面:

在OA办公软件中,工作流程是其中最为关键组成部分。不同OA办公系的工作流程也是各个OA厂商的优势所在。严谨工作流程,可以轻松帮助企业的处理各种信息,解决员工要处理事务不知道找谁来处理的困扰,提高企业办公效率!那么,OA办公系统的工作流程如何怎么样运转?

设置界面

OA办公系统的工作流程是如何怎么样运转的?

提醒界面

在众多OA办公系统中,许多OA办公系统的工作流程都一般通过以下四种方式来实施:

3、故事会议室里砸开了锅。起因是总经理赵华威称最近有位员工向他反映,发出去的申请经常被卡在经理那里,得不到及时审批,经常影响工作效率。经理们纷纷表达自己的冤屈,有的说经常在客户那里,有的说经常在车间里,还有的说审批文件没那么紧急,不如攒一批一起批……总之是各有各的理由。信息部经理姜程坐在椅子上很不自在,他知道,不管什么原因,OA用不好,他有不可推卸的责任。姜程直了直腰,干着嗓子说道:“我们的OA系统里面的审批文件有三种提醒方式:系统内部提醒、手机短信提醒和电子邮件提醒。在公司内办公的领导最好每天都登录OA系统,在首页面就能够看到弹出窗口提示,在’待我审批’中也能够看到所有的待办审批,建议不要攒着,有文件及时批。对于经常不在办公室的领导,我们可以通过手机短信来提醒,可以直接提醒审批人,也可以同时提醒表单监控人和申请人,由他们来催办,只是手机短信的功能我们还没有开通,现在是否要开通呢?”赵华威知道,这个问题在本质上是一个管理和习惯的问题,而不是技术问题,他说:“在座的都是经理,你们决定了公司的执行力,你们要是拖延,整个公司就会拖延,这是很可怕的。把手机短信功能开通,对经常外出的经理使用短信提醒,从现在开始必须及时审批文件,正常情况下上班第一件事先登录OA系统,早上没时间中午批,中午没时间晚上批。先运行一段时间看看,如果还是拖延,我就指定一个专人来进行催办,直到大家都能够及时审批了为止。”

1、从表单出发

OA办公系统的工作流程根据表单内容的不同,自动选择流向,这些内容可以是费用金额、请假时间等。比如借款金额小于一万元时,财务总监审批即可,达到一万元时,则必须经过总经理审批,这些都是由软件根据预先制定好的规则自动判断的。当规则改变时,流程也可以很方便的进行调整。

2、从岗位出发

OA办公系统的工作流程根据申请人和审批人所在岗位的不同,自动选择流向。比如当申请人是普通员工时,他的下一步审批人是部门主管。而如果申请人是部门主管,则他的下一步审批人就是主管副总或总经理,这些都是由软件根据申请人的岗位级别来智能判断的。

3、从部门出发

OA办公系统的工作流程根据申请人和审批人所在部门的不同,自动选择流向。比如,当申请人为业务部门时,流程经由业务主管审批;当申请人为生产部门时,流程经由生产主管审批。另外,还有一些OA软件产品也支持跨部门的审批,总之,这个规则由用户自己制定。

4、从审批出发

OA办公系统的工作流程根据审批人审批动作的不同,自动选择流向。

比如选择“同意”时流转到A审批人,选择“不同意”时则流转到B审批人,或退回到上一步审批人,或直接退回给申请人。到底怎么做,也是由用户说了算,总之,软件是随需应变的。

当然,这些只是OA办公系统的工作流程设计和实施中比较常见的,还有许多其他的智能判断和依据是需要依据企业的实际情况而定。但有一点是可以肯定的,那就是流程是否足够智能,是否能够随时响应企业管理需求的变化,对软件设计以及其本身的灵活性以及技术支持事由很大关联的。足够灵活才能以“以变制变”,及时、快速地响应企业办公管理需求。

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